Nachhaltige Beschaffung

Der größte Hebel liegt oft nicht beim Veranstalter selbst

Wer eine Veranstaltung nachhaltiger ausrichten möchte, schaut häufig zuerst auf die eigenen Entscheidungen: weniger Abfall, klimafreundliche Mobilität, vegetarisches Catering oder energieeffiziente Technik.

Das ist wichtig. Doch ein erheblicher Teil dessen, was eine Veranstaltung ökologisch und sozial ausmacht, entsteht dort, wo Leistungen und Produkte eingekauft werden.

Bei Agenturen, Cateringunternehmen, Technikdienstleistern, Messebauern, Locations, Druckereien, Logistikern und vielen weiteren Partnern.

Genau deshalb gehört nachhaltige Beschaffung zu den wirksamsten Hebeln im nachhaltigen Eventmanagement.

Nachhaltigkeit wird mit eingekauft

Mit jeder Beauftragung werden Entscheidungen darüber getroffen, welche Materialien eingesetzt werden, wie viel Energie benötigt wird, welche Transportwege entstehen, wie mit Ressourcen umgegangen wird und unter welchen Bedingungen Leistungen erbracht werden.

Nachhaltige Beschaffung bedeutet deshalb nicht einfach, den „grünsten Anbieter“ auszuwählen. Entscheidend ist, ökologische, soziale und wirtschaftliche Kriterien systematisch in die Auswahl und Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Lieferanten einzubeziehen.

Das kann beispielsweise heißen:

• Beim Catering nach regionalen und saisonalen Produkten, Mehrwegsystemen und Maßnahmen gegen Food Waste zu fragen.
• Beim Messebau auf Wiederverwendbarkeit, Materialherkunft und Rücknahmekonzepte zu achten.
• Bei der Veranstaltungstechnik Energieverbrauch, Transportwege und effiziente Systeme einzubeziehen.
• Bei Druck- und Werbemitteln Materialeinsatz, Recyclingfähigkeit und tatsächlichen Bedarf zu hinterfragen.
• Bei Locations unter anderem Energie, Abfall, Mobilitätsanbindung und bestehende Nachhaltigkeitsmaßnahmen zu berücksichtigen.
• Bei Agenturen und weiteren Dienstleistern nach konkreten Nachhaltigkeitsgrundsätzen und deren Umsetzung zu fragen.

Klare Anforderungen statt guter Absichten

In der Praxis scheitert nachhaltige Beschaffung häufig nicht am Willen, sondern daran, dass Anforderungen nicht klar formuliert sind.

„Bitte möglichst nachhaltig umsetzen“ ist keine belastbare Vorgabe.

Besser sind konkrete Anforderungen, die bereits in Briefings, Ausschreibungen und Angeboten berücksichtigt werden können. So wissen Dienstleister frühzeitig, was erwartet wird, und können entsprechende Lösungen anbieten.

Der Einstieg muss dabei nicht kompliziert sein. Im Kern geht es um wenige Fragen:

Was beschaffen wir eigentlich?
Welche Produkte und Dienstleistungen haben einen besonders großen Einfluss?

Welche Anforderungen sind uns wichtig?
Zum Beispiel Ressourcenschonung, faire Arbeitsbedingungen, langlebige Materialien, Mehrweglösungen oder geringe Transportaufwände.

Wie erfahren wir, ob unsere Partner diese Anforderungen erfüllen?
Zum Beispiel über Selbstauskünfte, vorhandene Nachweise, Zertifizierungen oder konkrete Angaben im Angebot.

Wie machen wir unsere Erwartungen verbindlich?
Etwa über Beschaffungsgrundsätze, Ausschreibungskriterien oder einen Code of Conduct.

Wie überprüfen wir, ob wir besser werden?
Zum Beispiel über den Anteil bewerteter Lieferanten oder die Zahl der Beschaffungen, bei denen Nachhaltigkeitskriterien tatsächlich berücksichtigt wurden.

Es geht nicht darum, Lieferanten auszusortieren

Ein nachhaltiges Lieferantenmanagement sollte nicht ausschließlich als Kontrollinstrument verstanden werden.

Gerade in der Veranstaltungswirtschaft entstehen viele Verbesserungen im gemeinsamen Dialog. Ein Dienstleister erfüllt heute vielleicht noch nicht alle Anforderungen, verfügt aber über gute Ansätze und ist bereit, seine Leistungen weiterzuentwickeln.

Deshalb lautet die entscheidende Frage nicht immer:

„Erfüllt der Anbieter bereits alles?“

Sondern häufig:

„Können wir gemeinsam eine bessere Lösung entwickeln?“

So wird Beschaffung vom reinen Einkauf zum Steuerungsinstrument für Nachhaltigkeit.

Kostenfrei ausprobieren

Sie möchten wissen, wie nachhaltig Ihre Beschaffungsprozesse für Veranstaltungen bereits sind?

Mit unserer kostenfreien Quick-Win-Checkliste Nachhaltige Beschaffung erkennen Sie in wenigen Minuten, wo Sie bereits gut aufgestellt sind und wo sich mit wenig Aufwand Verbesserungen umsetzen lassen.

Der wichtigste Schritt: Nachhaltigkeit früh einplanen

Wer Nachhaltigkeitsanforderungen erst kurz vor einer Veranstaltung anspricht, hat meist nur noch begrenzte Möglichkeiten.

Wer sie dagegen bereits bei Planung, Briefing, Ausschreibung und Beauftragung berücksichtigt, kann deutlich mehr bewirken.

Nachhaltige Veranstaltungen entstehen deshalb nicht erst auf dem Veranstaltungsgelände. Sie beginnen bei der Frage, wen wir beauftragen – und welche Anforderungen wir dabei stellen.

Sie möchten wissen, wie nachhaltig Ihre Lieferkette bereits aufgestellt ist?

Wir unterstützen Sie gerne dabei. Mit unserem Supplier & Service Provider Check (SSPC) erfassen und bewerten wir den aktuellen Nachhaltigkeitsstatus Ihrer Lieferanten und Dienstleister und zeigen auf, wo Handlungsbedarf und konkrete Verbesserungspotenziale bestehen.

Sprechen Sie uns an – wir stellen Ihnen den SSPC gerne persönlich vor und zeigen, wie Sie nachhaltige Beschaffung systematisch in Ihrer Lieferkette verankern können.