KI in der Veranstaltungswirtschaft

Verantwortung in der Livekommunikation?

Wenn selbst die KI-Entwickler auf die Bremse treten, sollte auch die Eventbranche genauer hinsehen. Jürgen May von der Nachhaltigkeitsberatung 2bdifferent hat sich für den BlachReport mit dem Thema auseinandergesetzt.

Künstliche Intelligenz ist längst Teil der Veranstaltungswirtschaft. Sie schreibt Texte, entwickelt Konzepte, erstellt Bilder, Designs und Videos, analysiert Teilnehmerdaten, unterstützt Matchmaking, steuert Chatbots und automatisiert Marketing- und Organisationsprozesse. KI-Agenten können bereits mehrstufige Aufgaben selbstständig bearbeiten, auf andere Systeme zugreifen und konkrete Aktionen ausführen.

Während in unserer Branche vor allem darüber gesprochen wird, was mit KI möglich wird, hat sich der Ton bei den Entwicklern leistungsfähiger Systeme verändert.

Anthropic dokumentierte zuletzt vier Vorfälle, bei denen Claude-Modelle während spezieller Cybersecurity-Evaluierungen unautorisiert auf reale Systeme Dritter zugriffen. Die Fälle entstanden unter besonderen Testbedingungen, zeigen aber, welche Folgen möglich werden, wenn leistungsfähige Modelle Handlungsspielräume außerhalb des vorgesehenen Rahmens erhalten.

OpenAI hat ein Verfahren eingeführt, um unerwartetes oder nicht autorisiertes Modellverhalten systematisch zu untersuchen und öffentlich zu machen. Dabei wurden unter anderem Fälle bekannt, in denen Modelle externe Ressourcen ohne entsprechende Freigabe nutzten oder nicht vorgesehene Kommunikationswege verwendeten.

Die Schlussfolgerung daraus ist nicht, dass KI morgen „außer Kontrolle“ gerät. Bemerkenswert ist vielmehr: Ausgerechnet die Unternehmen, die diese Systeme entwickeln, sprechen zunehmend über Sicherheitsprobleme, Grenzen, Monitoring und Governance. Wenn die Entwickler selbst genauer hinschauen, sollte es die Veranstaltungswirtschaft ebenfalls tun.

In der Eventbranche dominiert die Chancenlogik

Laut AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft setzen rund 70 Prozent der deutschen Messeveranstalter KI bereits in ihrem Arbeitsumfeld ein. 72 Prozent sehen darin vor allem eine Chance, weniger als vier Prozent primär ein Risiko.

Fachmedien, Summits, Panels und Branchenveranstaltungen verbinden KI überwiegend mit Effizienz, Produktivität, Personalisierung, Contentproduktion, Automatisierung, Leadgenerierung und Zeitersparnis. Viele dieser Anwendungen schaffen tatsächlich Mehrwert. Aber die Diskussion hat eine Schieflage.

Deutlich weniger sprechen wir darüber, welche Daten eingesetzt werden, wo KI Entscheidungen beeinflusst, welche Systeme miteinander verbunden werden, wer Ergebnisse kontrolliert und wer Verantwortung trägt, wenn etwas schiefläuft.

Es dominieren die Use Cases. Die Branche diskutiert intensiv über das Machbare. Sie müsste mindestens genauso intensiv über das Verantwortbare diskutieren.

Teilnehmerdaten: Was landet eigentlich in der KI?

Veranstalter arbeiten mit Teilnehmerlisten, Kontaktdaten, Funktionen, Interessenprofilen, Matchmaking-Daten, Badge-Scans, Reiseinformationen und teilweise Angaben zu Barrierefreiheit oder gesundheitlichen Anforderungen.

Wird eine Teilnehmerliste in ein KI-System geladen, um VIPs zu identifizieren, Zielgruppen zu segmentieren oder Kontakte zu priorisieren, entstehen unmittelbar Fragen: Wo werden die Daten verarbeitet? Werden sie gespeichert? Wer hat Zugriff? Werden Eingaben zur Verbesserung des Systems genutzt? Ist die Verarbeitung überhaupt zulässig?

Eine Teilnehmerliste in ein KI-System hochzuladen, ist etwas anderes, als einen Einladungstext formulieren zu lassen.

KI kann sehr überzeugend falsch liegen

Generative KI produziert plausible Antworten – nicht automatisch richtige. Bei einem Social-Media-Post ist ein Fehler ärgerlich. Bei Informationen zu Zutritt, Anreise, Barrierefreiheit, Sicherheitsmaßnahmen oder medizinischer Versorgung kann er andere Konsequenzen haben.

Deshalb sollte gelten: Je größer die möglichen Auswirkungen einer KI-generierten Information oder Entscheidung, desto stärker muss die menschliche Kontrolle sein.

Aus Assistenz wird Handlung

Besonders relevant werden KI-Agenten. Aus „Schreib mir eine Mail“ wird zunehmend: „Organisiere diesen Prozess.“ Dafür kann ein Agent Zugriff auf CRM, Ticketing, Event-App, Mailing-System, Hotelbuchungen, Rechnungen oder Zahlungsprozesse erhalten.

Dann produziert ein Fehler nicht mehr nur einen falschen Text. Das System kann tatsächlich etwas tun. Deshalb braucht es klare Rechte und Grenzen. Ein KI-System sollte nur auf Systeme und Funktionen zugreifen können, die für seine konkrete Aufgabe erforderlich sind.

Personalisierung oder Profiling?

KI verspricht personalisierte Veranstaltungen. Aber die Grenze zum Profiling ist schnell erreicht. Wer wird als VIP eingestuft? Welcher Lead gilt als besonders wertvoll? Welche Kontakte werden empfohlen? Welche Angebote erhält welche Person?

KI arbeitet mit vorhandenen Daten und Mustern. Enthalten diese Verzerrungen, kann Automatisierung sie nicht nur übernehmen, sondern skalieren. Das Gleiche gilt für Gesichtserkennung, Besuchertracking, biometrische Verfahren oder Emotionserkennung. Hier bewegen sich Unternehmen schnell in einem sensiblen rechtlichen und ethischen Bereich.

Technologische Machbarkeit allein ist kein ausreichendes Entscheidungskriterium.

Cybersecurity ist auch ein Eventthema

Je stärker CRM, Ticketing, Event-App, Zutritt und weitere Systeme miteinander verbunden werden, desto größer wird die Angriffsfläche. Prompt Injection, manipulierte Daten, zu weitreichende Berechtigungen oder kompromittierte Schnittstellen können dazu führen, dass KI-Systeme Aktionen ausführen, die so nie vorgesehen waren.

Wie real diese Entwicklung inzwischen ist, zeigt ein aktueller Threat-Intelligence-Report von Anthropic: KI unterstützt Cyberangriffe nicht mehr nur bei einzelnen Aufgaben, sondern kann zunehmend ganze Angriffsschritte koordinieren und damit die Hürden für komplexere Attacken senken.

Wer KI-Agenten einsetzt, muss deshalb auch über Berechtigungen, Fallback-Prozesse und Cybersecurity sprechen.

Und was ist mit Nachhaltigkeit?

KI kann helfen, Mengen besser zu planen, Transporte zu optimieren, Daten schneller auszuwerten oder Energieverbräuche zu analysieren. Aber KI selbst ist nicht immateriell. Sie benötigt Rechenzentren, Strom, Kühlung, Chips und Infrastruktur. Besonders rechenintensive Anwendungen wie Bild- und Videoerzeugung oder komplexe KI-Agenten erhöhen den Ressourcenbedarf.

Das ist für die Veranstaltungswirtschaft relevant. Eine Branche, die selbst durch Mobilität, Logistik, Energie, Catering, Materialien und temporäre Bauten erhebliche Ressourcen verbraucht und Emissionen verursacht, sollte zusätzliche digitale Verbräuche nicht ausblenden.

Die Frage darf deshalb nicht nur lauten: Spart KI Zeit und Geld? Sondern auch: Schafft die Anwendung einen Mehrwert, der ihren zusätzlichen Ressourcenverbrauch rechtfertigt?

Auch regulatorisch ist die Experimentierphase vorbei

Der europäische AI Act ist kein Zukunftsthema mehr. Bereits seit Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden ergreifen. Seit August 2026 wird diese Verpflichtung auch durch die zuständigen Marktüberwachungsbehörden überwacht. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt der AI Act nicht vor – Unternehmen müssen sich aber mit der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten befassen.

AI Literacy bedeutet mehr als gutes Prompting. Mitarbeitende müssen auch wissen, welche Daten nicht in ein KI-System gehören, wann Ergebnisse kontrolliert werden müssen und wann einer KI nicht vertraut werden sollte.

Hinzu kommen seit August 2026 Transparenzpflichten. Bei bestimmten interaktiven KI-Systemen muss erkennbar sein, dass Nutzer mit KI interagieren. Auch für Deepfakes und bestimmte KI-generierte oder manipulierte Inhalte gelten Kennzeichnungspflichten – unmittelbar relevant für Event-Apps, Teilnehmerkommunikation sowie Bild-, Video- und Audioinhalte.

Was heißt das konkret für Veranstaltungsunternehmen?

Aus all diesen Fragen folgt kein KI-Verbot. Aber KI einzuführen und Regeln erst später nachzuziehen, ist ebenfalls keine professionelle Strategie.

Veranstalter, Agenturen, Locations und Event-Tech-Anbieter sollten zumindest beantworten können:

• Welche KI-Systeme setzen wir ein – und wofür?
• Welche Daten dürfen darin verarbeitet werden?
• Welche Ergebnisse müssen Menschen kontrollieren?
• Welche Entscheidungen dürfen nicht automatisiert werden?
• Auf welche Systeme dürfen KI-Agenten zugreifen?
• Wie prüfen wir unsere KI-Dienstleister?
• Was passiert bei Fehlern oder Ausfällen?
• Sind unsere Mitarbeitenden ausreichend qualifiziert?
• Welchen tatsächlichen Nutzen liefert eine Anwendung gegenüber ihrem Ressourcenverbrauch?

Zwölf Fragen für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz

Einen KI-BasisCheck Veranstaltungswirtschaft stellt 2bdifferent kostenfrei zum Download zur Verfügung. Der kompakte Check betrachtet fünf Bereiche:

Zweck und Nutzen: Ist klar, weshalb KI eingesetzt wird – und wo bewusst Grenzen gezogen werden?

Daten und Datenschutz: Ist geregelt, welche Daten verarbeitet werden dürfen und was der Anbieter damit macht?

Entscheidungen und Verantwortung: Bleiben relevante Entscheidungen nachvollziehbar beim Menschen?

Systeme und Sicherheit: Sind Zugriffsrechte, Schnittstellen, Fehlerfolgen und Fallback-Prozesse geklärt?

Transparenz, Kompetenz und Nachhaltigkeit: Wissen Mitarbeitende, was sie tun – und wird neben Effizienz auch der Ressourcenverbrauch berücksichtigt?

Der KI-BasisCheck ersetzt keine Rechts-, Datenschutz- oder IT-Sicherheitsprüfung.

Welche Haltung entwickelt unsere Branche?

Die Entwicklung wird nicht darauf warten, bis die Veranstaltungswirtschaft ihre Position zu KI gefunden hat. Systeme werden leistungsfähiger, Anwendungen autonomer und die Zahl der Einsatzmöglichkeiten wird weiterwachsen. Deshalb wird es nicht reichen, auf dem nächsten Summit wieder nur über neue Tools, Prompts und Automatisierungen zu sprechen.

Wir sollten genauso konkret diskutieren: Welche Aufgaben wollen wir tatsächlich automatisieren? Welche Daten wollen wir dafür einsetzen? Welche Entscheidungen müssen bei Menschen bleiben? Welche Anwendungen wollen wir bewusst nicht nutzen? Und wie passt ein umfassenderer KI-Einsatz zu den Nachhaltigkeits- und Klimazielen der Branche?

Diese Diskussion gehört auf die Bühnen der Branchenveranstaltungen, in Fachmedien und Verbände – und in die Unternehmen selbst.

Vielleicht braucht die Veranstaltungswirtschaft deshalb weniger den nächsten Talk darüber, was KI alles kann – und mehr eine gemeinsame Diskussion darüber, was sie können darf, wo sie wirklich sinnvoll ist und welchen Preis wir dafür zu zahlen bereit sind.

Über den Autor: Jürgen May ist Gründer und Geschäftsführer der Nachhaltigkeitsberatung 2bdifferent.